Comunicazione efficace: come scrivere un messaggio

[notice ]Ti è mai capitata una controversia con un amico e trovarti a ripetere continuamente la stessa cosa? Eppure il tuo amico non era propriamente uno stupido, allora perché sembrava che la discussione si fosse irrimediabilmente impantanata?[/notice]

È un tipico esempio di “difetto di comunicazione” e spesso si tratta di trovarsi a dire due verità diverse per lo stesso argomento.

Esempio: tu dici che il sole è caldo e l’altro afferma che il sole è giallo; tuttavia nessuno dei due comprende il punto. È chiaro che questo è solo un esempio limite, ma pensaci un attimo e sono sicuro che troverai esempi concreti sullo stesso concetto.

Nella comunicazione, specialmente quando ci sono problemi da risolvere, bisogna prestare attenzione a questi elementi:

• Semplicità,
• Chiarezza,
• Ambiguità (da evitare).

Semplicità

Immagina di trovarti nei pressi di un bellissimo prato verde. È una splendida giornata, hai voglia di stenderti sull’erba e guardare il cielo, ma un istante dopo vedi questo cartello:

Irritante, certo, ma non si può dire che la sua comunicazione non sia chiara e semplice, per quanto la cosa ti possa dare fastidio, non puoi affermare di non aver compreso o di averne frainteso il senso.

Tuttavia nella maggior parte delle volte la nostra comunicazione non è così semplice e chiara.

Qualche giorno sono andato in una palestra, ero curioso di conoscerne il costo, considerato che è giunto il momento di perdere qualche chiletto di troppo.

Arrivo nei pressi del bar e noto questo cartello:

Contale, ci sono 23 parole per esprimere un semplice concetto molto semplice:

[special_font size=”25″ unit=”px” ]Vietato fumare al di fuori del bar.[/special_font]

Allora ecco il punto chiave n.1:

[success ]Mantieni il messaggio semplice e coinciso; in questo modo esso sarà più facilmente compreso riducendo gli equivoci.[/success]

Chiarezza

Quando ero alle scuole medie, alle feste si faceva un gioco che ci sembrava piuttosto divertente allora, lo chiamavamo, non so perché, il telefono senza fili. Consisteva nel dire velocemente nell’orecchio di qualcuno una frase che poi veniva ripetuta al tizio successivo, che poi doveva ripeterla all’orecchio di qualcun altro fino ad arrivare all’ultimo della fila che doveva ripetere la frase ad alta voce e di solito era sempre molto diversa dalla frase iniziale. Risate ed ilarità.

Il messaggio deve essere chiaro, coinciso, facilmente ripetibile, immediatamente comprensibile e non soggetto ad interpretazioni. Nel messaggio visto in palestra qualcuno potrebbe chiedersi quali siano i “confini del bar”, a tre metri? A dieci? Finché ho il bar sott’occhio? L’interpretazione personale crea, appunto, i “difetti di comunicazione”. Questa riflessione ci porta al prossimo punto importante.

Evitare l’ambiguità

Leggi queste due frasi:

• Luigi fa l’amore con sua moglie tre volte alla settimana. Anche Mario.
• Vendonsi letti per bambini di ferro con palle di ottone.

Nel primo caso Luigi potrebbe risentirsi, mentre nel secondo, a meno che quei bambini non siano di Superman, allora c’è qualcosa che non va; le frasi sono ambigue.

Finché si tratta di frasi divertenti, possiamo farci una risata e si va avanti, ma quando una frase ambigua può rovinarti gli affari, allora l’ilarità svanisce all’istante.

Un giornale aveva venduto un’inserzione pubblicitaria ad un suo cliente il quale poteva annullare (cito) “non oltre le quattro settimane precedenti la data di pubblicazione“. L’inserzionista aveva inteso “pubblicazione” come vendita al pubblico, mentre il giornale intendeva la messa in stampa.

Se il contratto avesse presentato una frase più comprensibile, forse non ci sarebbero stati problemi legali. Ad esempio: “non oltre le quattro settimane dalla consegna della copia per la stampa al reparto tipografico“.

Adeguatezza

Ti è mai capitato di parlare nel tuo dialetto? Se sì, perché lo hai fatto? Premettendo che non c’è nulla di male, la domanda vuole indagare sulle motivazioni che ti hanno spinto a scegliere di mettere da parte l’italiano a vantaggio del dialetto.

Il motivo è semplice: comunicare più facilmente con il tuo interlocutore.

Ed ecco il concetto chiave n.2:

[success ]Il tuo messaggio deve essere scritto nello stile e usando il “vocabolario” del pubblico con il quale vuoi comunicare.[/success]

Concetto semplice ma spesse volte disatteso. Uno degli errori che noto più spesso nella comunicazione sui social media, è vedere lo stesso messaggio copiato ed incollato in Facebook, Twitter e negli altri social. Oppure, peggio, pubblicato sempre uguale in automatico attraverso software progettato per questo scopo.

Ogni social ha il suo linguaggio, i suoi tempi, la sua “lunghezza media”. Un messaggio standard potrebbe andare bene in un social network e male in un altro e poi le persone avvertono che si tratta di qualcosa di artificiale e poco spontaneo.

La comunicazione deve adeguarsi al cliente medio, specialmente se ha l’obiettivo di vendere un servizio o un prodotto. Per questo è importante uno studio puntuale per comprendere le caratteristiche del tuo potenziale cliente:

• quanti anni ha?
• qual è la sua forza economica?
• qual è la sua scolarità?
• quali sono i suoi interessi?
• dove si “raduna” maggiormente? (Facebook? Twitter? Gruppi?)
• ha un gergo che normalmente usa quando comunica?

La “strumento” più efficace per scrivere un messaggio comprensibile è la semplicità.

“Semplice” vuol dire:

• vocaboli di facile comprensione;
• frasi brevi che arrivano al punto;
• periodi brevi;
• nessun uso di gerghi non comprensibile.

Studi dimostrano che mediamente il 70% della popolazione italiana ha difficoltà a comprendere un testo.

È una percentuale altissima che non può essere sottovalutata. C’è una frase che viene ripetuta spesso in comunicazione e che penso sia utile riproporla anche in questo contesto:

[special_font size=”25″ unit=”px” ]Mai sottovalutare l’intelligenza e mai sopravvalutare la conoscenza.[/special_font]

Il suo significato è che le persone possono comprendere anche concetti difficili a patto che essi vengano presentati in una forma che queste persone possano capire.

Per questo motivo ogni comunicazione dovrebbe evitare il linguaggio gergale ed utilizzare al suo posto un vocabolario comprensibile all’utente medio.

“Utente medio” non è inteso in modo negativo, ma come utente statisticamente prevalente nella popolazione di riferimento. In altre parole se il tuo pubblico è costituito da casalinghe di età media compresa tra i 60 ed i 75 anni, credo che usare nella tua comunicazione “Peppa Pig” non ti dia alcun vantaggio, ma forse ricordare “Riccioli d’oro” potrebbe generare un impatto emotivo maggiore.

Attenzione al gergo

Analizziamo questa semplice frase:

“Offriamo servizi di marketing orientati alla lead generation”

Forse tu sai perfettamente cosa voglia dire “lead generation”, ma chiediti: su 100 imprenditori medi, quanti di essi conoscono il significato di questo gergo di marketing e sono in grado di comprendere al 100% questa comunicazione?

Analizziamo quest’altra frase:

“Offriamo servizi di marketing orientati all’acquisizione clienti”

Sono sicuro che sei d’accordo con me che questa seconda versione sia maggiormente fruibile, ma la stessa frase possiamo renderla ancora più efficace se la rivolgiamo direttamente al diretto interessato:

“I nostri servizi di marketing ti permettono di trovare nuovi clienti”

Suona meglio, non è vero?

Riepiloghiamo quanto abbiamo appreso da quest’articolo

Quando pensi alla tua comunicazione, in particolare al messaggio che vuoi scrivere per interagire con il tuo pubblico, ricorda di essere semplice nella scrittura, evita l’ambiguità ed i gerghi inutili. Usa il “vocabolario” del pubblico al quale ti rivolgi, studia le sue caratteristiche, esigenze, modi di parlare. Usa frasi brevi, facilmente comprensibili. Se possibile, rivolgiti direttamente all’interessato come abbiamo fatto nella frase “I nostri servizi di marketing ti permettono di trovare nuovi clienti”.

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